База данных для организации работы Сервисного Центра и Отделов Продаж

© 1997 - 2005

 
О сайте
Новости
Назначение базы
Возможности
Демо-версия
Установка базы
Терминология
Начало работы
Вопрос - ответ
Описания форм
Описания отчетов
Менеджмент
Группы рассылки
Фин. расчеты
Репликация
Администратору
Справочник моделей
Ссылки
Связь с автором
 
 
 

Возможности базы Alex Service

В разделе кратко описаны основные возможности базы. Разного рода второстепенные функции, здесь не упоминаются и станут понятны при работе с базой:

Сохраняется и в любой момент доступна информация...
По выбранному клиенту (кроме обычной) сразу выдается информация...
Реализован поиск фирм - клиентов по критериям...
По выбранному аппарату (оборудованию) сразу выдается информация...
Отслеживается и в любой момент доступна общая информация...
Автоматически распечатываемые отчеты, списки, бланки...
    Другие возможности...
       
  Возможности по администрированию описаны в разделе Администратору
  Возможности по организации работы менеджеров описаны в разделе Менеджмент

  Сохраняется и в любой момент доступна информация ...
Фирмы-клиенты и частные лица (название, адрес, телефоны, контактные лица, руководители, дни рождения руководителей, род деятельности и т.п.)
Вызовы на аппараты (подробная История Вызовов / Ремонтов на каждый аппарат)
Аппараты фирм-клиентов (модель, серийный номер, место установки и т.п.)
Счета клиентам (оплаченные и нет)
Опционы, установленные на аппаратах (модель, серийный номер)
Дневник фирм-клиентов
Действующие гарантии на аппараты и опционы
Контакты менеджера с фирмами-клиентами
Закончившиеся гарантии на аппараты и опционы
Черный список клиентов (с описанием причин и датой попадания в список)
Сервисные контракты (подробная информация по каждому аппарату контракта)
Сервисные инженеры, сотрудники, отделы, виды вызовов, виды контактов с клиентом, виды оборудования и т.п.
Закончившиеся (не продленные) сервисные контракты
И т.д. и т.п.
Сведения о контарактах конкурентов
 

  Реализован поиск фирм - клиентов по критериям ...
Фрагмент названия фирмы-клиента.
Фирмы, где установлена конкретная модель опциона.
Фрагмент адреса.
Фирмы, где установлен опцион с конкретным серийным номером или его фрагментом.
Фрагмент телефона.
Фирмы, в которые последний вызов был не позднее заданной даты.
Фрагмент факса.
Фирмы с действующими гарантиями.
Фрагмент поля Спросить.
Фирмы, с действующими контрактами.
Фрагмент поля Примечание.
Поиск по виду первого контакта с клиентом.
Клиенты, занесенные в Черный Список.
Поиск потенциальных клиентов.
Клиенты, ведомые конкретным менеджером.
Поиск активных клиентов.
Клиенты, ведомые конкретным инженером.
Поиск по сфере деятельности.
Фирмы, где установлена конкретная модель оборудования.
Поиск по руководителю.
Фирмы, где установлены все аналоги конкретной модели оборудования.
Поиск по контактному лицу.
Фирмы, где установлено оборудование с конкретным серийным номером или его фрагментом.
Поиск по e-mail.
Поиск по названию сайта.
Поиск по району расположения фирм.
Поиск по номеру Счета.
Поиск по примечанию аппарата.
Поиск по статусу клиента (VIP, Активный и т.п.).
Поиск по полю Наши Поставки.
Поиск по номеру вызова / ремонта.
И т.д. и т.п.
   
В результаты поиска могут быть включены (или нет) фирмы находящиеся в Архиве.
Поиск по любому критерию можно вести, как среди всех фирм зарегистрированных в базе, так и среди фирм приписанных к определенному отделу, менеджеру или инженеру.

  Отслеживается и в любой момент доступна общая информация ...
Заканчивающиеся гарантии
Неоплаченные счета
Заканчивающиеся сервисные контракты
Платные вызовы без зарегистрированных счетов
Неоплаченные сервисные контракты
Актуальные дневниковые записи
Непродленные сервисные контракты
Запланированные и актуальные контакты менеджеров
Невыполненные текущие вызовы
Полная количественная статистика по сервису и по каждому инженеру за произвольный промежуток времени
Невыполненные текущие ремонты в Сервисном Центре
Полная финансовая статистика по сервису и по каждому инженеру за произвольный промежуток времени
Невыполненные сервисные выезды
Счета, по которым не был произведен расчет с исполнителем
Невыполненные гарантийные выезды
Заканчивающиеся контракты конкурентов
Заявки Сервисный Центр от менеджеров
 
Отремонтированные в Сервисном Центре аппараты, но еще не отданные клиентам
И т.д. и т.п.

  По выбранному клиенту (кроме обычной) сразу выдается информация ...
Список счетов (все, оплаченные, неоплаченные)
Дневниковые записи по клиенту
Количество и список установленного оборудования
Выдается предупреждение о наличии в Дневнике актуальных записей
Количество и список всех вызовов на оборудование клиента
История контактов с этим клиентом
Количество действуюших гарантий и аппаратов на сервисе
Менеджер, ведущий этого клиента
Выдается предупреждение о наличии неоплаченных счетов, неоплаченных контрактов, присутствия в Черном Списке
Инженер, ведущий этого клиента
Вид, дата первого и последнего контакта с клиентом
Дата последней корректировки информации о клиенте
Длительность и число контактов с клиентом
Дата, время, компьютер, сотрудник зарегистрировавший и изменявший данные по клиенту
Время, прошедшее со дня последнего контакта
И т.д. и т.п.
Выдается предупреждение о наличии назначенных Контактов    

  По выбранному аппарату (оборудованию) сразу выдается информация ...
Тип аппарата, модель, серийный номер
Наличие и список опционов на аппарате
Дата регистрации
Количество выполненных и нет вызовов / ремонтов
Место, адрес установки
Дата последнего вызова / ремонта и число прошедших дней
Наличие гарантии и дата ее окончания
Состояние счетчика при последнем вызове / ремонте
Наличие контракта и дата его окончания
Фамилия инженера, выполнившего последний вызов / ремонт
Гарантийная нагрузка
И т.д. и т.п.
Максимальная нагрузка    

  Автоматически распечатываемые отчеты, списки, бланки ...
Информация о фирме клиенте (координаты, список оборудования, наличие гарантий, контрактов и т.п.)
Подробный отчет по результатам произведенного поиска (по любому критерию поиска)
Бланк Вызова к клиенту (координаты клиента, тип, марка оборудования, описание проблемы, наличие гарантии и контракта, даты их окончания, допустимые нагрузки на оборудование, полная информация о предпоследнем вызове и т.д.)
Список гарантийных визитов на аппараты, на которые необходимо сделать очередное обслуживание в соответствии с условиями гарантий (полный и по конкретному инженеру)
Акт приема оборудования в ремонт в Сервисном Центре для клиента (аналогично бланку Вызова)
Список неоплаченных счетов (полный, по клиенту, всех счетов клиенту, по выписавшему сотруднику, то же за период дат и т.п.)
Список невыполненных вызовов и ремонтов в Сервисном Центре (общий или по конкретному инженеру отдельно, за текущий день и т.п.)
Список платных вызовов и ремонтов без зарегистрированных счетов
Отдельная дневниковая запись по клиенту (например, заказ деталей на склад для этого клиента)
Список заканчивающихся гарантий
Список Актуальных дневниковых записей (полный, по конкретному клиенту, по конкретному менеджеру и т.п.)
Отчет по вызовам и ремонтам конкретного инженера за любой период
Список сервисных визитов на аппараты, на которые необходимо сделать очередное обслуживание в соответствии с условиями контрактов (полный и по конкретному инженеру)
Полный финансовый и количественный отчет по результатам работы за любой период, с детализацией по каждому сотруднику
Список не продленных контрактов
Список отремонтированных аппаратов в Сервисном Центре
Список заканчивающихся контрактов
Сводный отчет по вызовам / ремонтам за любой период
Список неоплаченных контрактов
Подробный отчет по вызовам / ремонтам по дням за любой период
Список аннулированных контрактов за любой период
Список дневниковых записей сотрудника за любой период
Список действующих контрактов за любой период
Список контактов сотрудника за любой период
Список новых контрактов за любой период
Список не рассчитанных счетов (счета, по которым не были произведены расчеты с исполнителями)
Список закончившихся контрактов за любой период
График планируемых сервисных вызовов на любой месяц (общий, по инженеру или по фирмам менеджера)
Список перезаключенных контрактов за любой период
Отчет с графическим отображением (диаграммы и гистограммы) результатов анкетирования фирм-клиентов (общий или по заданному менеджеру)
Список не перезаключенных контрактов за любой период
И т.д. и т.п.
   
Перед печатью любого списка можно задать критерий сортировки. Например, по названиям фирм или по фамилиям сотрудников.

  Возможности управления правами пользователей...
Права и возможности любого пользователя базы по доступу и манипуляции информацией можно ограничить по следующим направлениям:
       
Пользователь может только просматривать информацию
Печатать результаты поиска

Пользователь может иметь доступ:

Ко всем зарегистрированным фирмам
Только ко всем фирмам своего отдела
Только ко всем свом фирмам

Интерфейс, который видит пользователь может отображать:

Информацию по Сервису и Менеджменту
Информацию только по Сервису
Информацию только по Менеджменту
Ввод новых фирм и изменение уже введенных названий
Печатать различные списки с оперативной статистикой
Изменение менеджеров фирм
Печатать информацию о фирме
Ввод и изменение курса иностранной валюты
Печатать Историю Вызовов / Ремонтов
Ввод и изменение информации в Справочнике Моделей
Иметь доступ к Итоговым Отчетам
Доступ к режиму Работать Как   Иметь доступ к блоку Менеджмент

  Другие возможности ...
Реализована возможность анкетирования фирм - клиентов с помощью неограниченного числа полностью настраиваемых администратором анкет (настраивается тема анкет, число и содержание вопросов, возможные варианты ответов и т.п.). Результаты анкетирования выводятся в виде диаграмм и гистограмм, как по всем опрошенным, так и по опрошенным фирмам-клиентам конкретного менеджера или инженера.
В базу встроен расширяемый пользователем справочник по моделям оборудования и их аналогам (около 1700 наименований уже введено).
Вошедший в базу пользователь сразу видит и имеет доступ к текущей оперативной информации по своим клиентам: список фирм (с разделением по их статусу на Активные клиенты, Пассивные клиенты, Потенциальные клиенты), актуальные дневниковые записи, назначенные контакты, задания от начальников и других пользователей, и т.п.
Пользователи с повышенным статусом, например, начальники отделов, имеют возможность контролировать активность своих подчиненных в базе, регистрировать различного рода задачи для них, назначать сроки и отслеживать ход выполнения заданий.
В базе реализована возможность организации любого числа Групп Рассылки по e-mail из электронных адресов зарегистрированных фирм.
В базе есть Архив, куда можно поместить любую фирму в случае, если работа с ней в данный момент не имеет смысла, однако, возможна в будущем, при извлечении из Архива. Использование архива позволяет видеть в списках только актуальные на текущий момент фирмы.
Возможен импорт в базу из внешней таблицы Exel фирм-клиентов и списка товаров и услуг.
    © Alexander Nikiforov