Особенности финансовых расчетов и подведения итогов

Расчеты различных сумм при подведении итогов ведутся по оценочной схеме. При разработке базы было решено, что точности оценок в +/- 1... 5% от реальной бухгалтерской, будет достаточно для формирования объективных оценочных показателей, как по компании в целом, так и по конкретным сотрудникам. Такое решение, обусловлено тем, что база НЕ задумывалась как бухгалтерская или складская, с соответствующими требованиями по точности. Еще одна положительная сторона такого подхода, - всегда можно себя успокоить, что расчет не точен до последней копейки, когда база выдаст не совсем оптимистичные итоги .

По опыту работы компаний, занимающихся продажами офисной техники и ее обслуживанием, суммы, поступающие на счет, могут быть разделены на несколько категорий, по степени приносимой прибыли (рентабельности):

	продажа услуг по сервисному обслуживанию, услуг за ремонты оборудования, доставку и т.п. (категория Работа)
	продажа расходных материалов (категория Расходка)
	продажа запасных частей (категория Детали)
	продажа оборудования (категория Техника)
	прочие продажи (категория Прочее)

Анализ и оценку продаж по этим категориям, в частности, и выдает база. Период, за который выдается оценка, задается с точностью до 1 дня. Можно вывести итоги продаж за любой 1 день, за месяц, или, например, за 141 день. Причем, выдается общий итог по компании и по каждому сотруднику в отдельности. Расчеты по каждой категории продаж проводятся с использованием соответствующих коэффициентов, которые вводятся в форме Курс. Смысл коэффициентов понятен из их названий и более подробно описан на вкладке Описание:

Затруднения с пониманием смысла, могут вызвать коэффициенты КРуб.счет 1 и КРуб.счет 2 . Этими коэффициентами может быть учтена ситуация, когда, например, от ВСЕХ сумм, приходящих на Счет 1 , в вашей компании ВСЕГДА отчислятся куда-либо фиксированный процент. Тогда, чтобы учесть и такие отчисления, необходимо значение коэффициента КРуб.счет 1 , равное по умолчанию 1,000 , уменьшить на этот процент. Другими словами, например, при таких отчислениях равными 2%, коэффициент КРуб.счет 1 , необходимо установить в 0,980. Если подобного рода отчислений не существует, оставьте оба коэффициента равными 1,000.

Если ситуация с закладываемой при формировании цен прибылью у вас стабильна, коэффициенты по каждой категории (усредненные) нужно ввести только раз. Далее, при каждом новом вводе курса, они будут дублироваться автоматом, с предыдущего дня, пока вы не решите их изменить в связи с изменением цен по категориям.

Таким образом, база Alex Service по отношению к бухгалтерской базе, используемой в любой компании, является вторичной. Вторичность здесь подразумевает, что сведения о счетах в базу попадают после их выписки в бухгалтерской базе. Т.е. счета из основной базы вручную дублируются в Alex Service.

Финансовые итоги выводятся в у.е., что обусловлено частыми изменениями курса и удобством последующего анализа. Все рублевые суммы, будь то наличные или оплата по безналичному расчету, пересчитываются в у.е. Причем, при таком пересчете база учитывает курс на момент выписки счета, курс на момент прихода денег на банковский счет, вид оплаты - нал или безнал и т.п.

Из приведенного ниже примера счета, видно, что его общая сумма расписана по категориям (слева, в центре), о которых говорилось выше:

Более подробно работа со счетом описана на вкладке Описание работы со счетом в этой форме.

Небольшое отступление. Глядя на этот пример, закономерно может возникнуть вопрос о неудобстве дублирования счетов из одной базы (бухгалтерской) в Alex Service, плюс еще надо квалифицированно разделить общую сумму по категориям. Автор сознательно остановился именно на ручном вводе счета в базу и не создавал процедур экспорта - импорта счетов между двумя базами (мне же проще ). Причин несколько. Как правило, в разных компаниях в качестве бухгалтерских (торговых) баз используются различные продукты. Формат хранения данных о счетах в таких базах, естественно, различен, и не всегда известен. Вторая причина - не во всех таких базах, есть разделение по категориям продаж. И т.д. и т.п. Однако, это небольшое неудобство для исполнителя вводящего данные, восполняется наглядностью выдаваемых итогов. Возможно, в будущих версиях будет сделано исключение из этой ситуации в пользу продуктов 1С, ввиду их распространенности.

Далее показан фрагмент одного из отчетов (отчет Итоги за период), выданного базой за один из месяцев, и его расшифровка:

Все итоговые суммы в этом фрагменте отчета выданы в у.е.

Общие итоги		Таблица с общими финансовыми показателями за запрошенный месяц. Цифра под заголовком - Реальная прибыль за месяц по всей компании по всем категориям продаж (колонка Всего), расчитанная с помощью финансовых коэффициентов. Все общие итоги в этой таблице приняты за 100%. В аналогичных таблицах по каждому сотруднику (см., для примера, нижнюю таблицу для Котлякова С.В.) проценты показывают соответствующую долю этого сотрудника в общих итогах из верхней таблицы. Т.е. отсюда можно сделать вывод, условно говоря, о финансовом вкладе конкретного сотрудника в общие финансовые показатели компании.
Оборот по счетам		Суммарный оборот по суммам всех оплаченных в течение месяца счетов, расчитанный по курсу на день выписки.
Реальный оборот		Суммарный оборот по суммам всех оплаченных в течение месяца счетов, расчитанный по курсу на день прихода сумм (дата оплаты с счете).
Ожидаемая прибыль		Ожидаемая прибыль по оплаченным счетам, расчитанная через финансовые коэффициенты по курсу на день выписки (для наличных рублевых и долларовых счетов) и по курсу на день выписки + 7 дней для безналичных счетов.
Реальная прибыль		Реальная прибыль расчитывается через финансовые коэффициенты по курсу на день прихода сумм. Так как, курс со дня выписки счета до дня его оплаты может вырасти или упасть, соответственно, реальная прибыль по такому счету, в первом случае (курс вырос) - уменьшится, а во втором - возрастет. Именно из-за изменений курса, цифры ожидаемой и реальной прибыли могут различаться, как это видно в таблице.
Потери прибыли		Разница между Ожидаемой и Реальной прибылью. Соответственно, если потери отрицательны, курс рос и, из-за задержек с оплатой, есть потери прибыли. Если потери положительны, курс падал и на его разнице получен определенный выигрыш.

Из таблицы видно, что за запрошенный месяц были продажи по категориям Работа, Детали и Расходка, а по категориям Техника и Прочее продаж не было.

Здесь дано краткое описание, каким образом база выдает финансовые итоги. Более полное представление по этому направлению вы получите поработав с базой на практике.