Установка базы Alex Service

	Требования к системе
	Локальная установка		Сетевая установка		Обновление версии
	Возможные вопросы и проблемы при установке описаны в разделе Вопрос - ответ
	Ввод администратором исходных данных для начала работы с базой описан в разделе Начало работы
	Возможности по управлению данными и пользователями описаны в разделе Администратору

Требования к системе

вверх

Каких-либо особенных требований к компьютеру, на который устанавливается база, не предъявляется. Если Вас устраивает скорость работы таких приложений, как Word или Exel, и, при работе в сети, вы не вспоминаете о недостатке бюджета не ее модернизацию, - с базой, работающей под Access, не будет проблем. В сетевом варианте, скорость работы также зависит от загруженности сети. Рекомендации по оптимизации работы в сети см. в разделе Вопрос - ответ.

На компьютере должна быть установлена одна из следующих операционных систем: Windows 95/98/ME или Windows NT4/2000/XP. Из пакета MS Office должны быть установлены MS Access 97 или MS Access 2000 (русский или английский) и соответствующая версия MS Graf. Устанавливаемая версия базы должна соответствовать установленной версии MS Access. В настройках Windows, в разделе Язык и Стандарты (Regional Options в английской версии) опцию Язык (месторасположение) необходимо установить в <Россия>.

Локальная установка (на примере версии для Access 97)

вверх

Распакуйте файл архива с дистрибутивом базы alexn97.exe в любую свободную директорию.

Запустите установку базы файлом setup.exe. По умолчанию база будет установлена в директорию C:\AlexN.

После завершения установки, запустите базу с помощью ярлыка Alex Service (Пуск -> Программы -> Alex Service) и, в появившемся окне, введите имя администратора и его пароль. В базе есть 2 пользователя - администратора: CoolAdmin_1 (пароль 111111) и CoolAdmin_2 (пароль 222222):

При первом запуске будет выдан запрос на ввод Регистрационного ключа. Запишите Регистрационный номер, который будет выдан в окне запроса, и сообщите его автору по e-mail или телефону. В ответ, вы получите регистрационный ключ. Если необходимо установить демо-версию на несколько компьютеров, сообщите все регистрационные номера, выданные на этих компьютерах.

Если установка будет произведена в другую директорию, то при первом запуске базы, в ответ на следующий запрос, нужно указать путь к этой директории и файлу с данными alexn_be.mdb:

а также, путь к файлу-картинке Логотипа вашей компании, который будет распечатываться на отчетах, выдаваемых базой (этот запрос будет выдан при входе в Настройки базы из стартовой формы):

После успешного ввода регистрационного ключа, база готова к работе в локальном варианте.

Сетевая установка

вверх

Несколько слов о файлах базы. В директории (c:\alexn по умолчанию), где установлена база на локальном компьютере, лежат три основных файла:

alexn.mde		Файл интерфейса (оболочки) базы. В этом файле хранится весь алгоритм работы с вашими данными, различные формы, отчеты и т.п. - все, что отображается на дисплее.
alexn_be.mdb		Файл данных. В этом файле хранятся все данные, вводимые вами в базу - фирмы-клиенты, аппараты, вызовы, гарантии, контракты, и т.д. и т.п. После установки этот файл пуст, - в нем есть только данные, необходимые для начала работы: Справочник моделей оборудования и различные стандартные списки (Должности, Отделы, Виды Вызовов / Ремонтов, Виды оборудования и т.п.)
alexn.mdw		Файл рабочей группы. В этом файле хранятся сведения о пользователях базы, их паролях и правах.

Два последних файла наиболее важны. При утере, по любой причине, файла с данными, вы, соответственно, теряете всю ранее введенную в базу информацию. При утере файла рабочей группы станет невозможным вход в базу для ранее зарегистрированных пользователей.

Ежедневное резервирование этих файлов должно стать правилом для администратора базы.

Таким образом, для совместной работы с одними данными, необходимо, чтобы два последних файла (alexn_be.mdb и alexn.mdw) были выложены вами в любую, доступную всем пользователям, директорию на одном из компьютеров сети. Если в сети есть файл-сервер, лучше создать директорию на нем. В случае одноранговой сети, директорию можно создать на любом из наиболее быстрых и незагруженных компьютеров.

Далее, необходимо проделать следующие шаги

- установить базу на всех компьютерах сети, где планируется ее использование, и ввести полученные у автора соответствующие регистрационные ключи.

- прописать, как описано ниже, ярлык Alex Service, которым запускается база на локальных компьютерах (Пуск -> Программы -> Alex Service). От этого шага зависит защищенность Ваших данных от посторонних лиц и недобросовестных пользователей.

Пример командной строки, которую нужно изменить, открыв Свойства ярлыка

"C:\Program Files\Microsoft Office\Office\msaccess.exe" /wrkgrp "\\server\sasha$\alexn.mdw" "c:\alexn\alexn.mde" /user CoolAdmin_1

		Расшифровка примера
"C:\Program Files\Microsoft Office\Office\msaccess.exe"		Путь к директории, где лежит файл msaccess.exe Access 97 или Access 2000 на локальном компьютере. Эту часть командной строки ярлыка нужно изменить, если MS Office установлен в другую директорию.
/wrkgrp		Ключ, указывающий, что далее идет путь к файлу рабочей группы.
"\\server\sasha$\alexn.mdw"		Сетевой путь к директории, куда выложен файл рабочей группы alexn.mdw. Этот путь Вы должны заменить на свой. Указывайте абсолютный сетевой путь, а не путь через подключенные диски.
"c:\alexn\alexn.mde"		Путь к файлу интерфейса (оболочки) базы на локальном компьютере. Эту часть командной строки менять не нужно.
/user CoolAdmin_1		Ключ, указывающий пользователя, под именем которого происходит вход в базу по умолчанию. После ввода новых пользователей в базу, вместо CoolAdmin_1, здесь можно ввести имя любого другого пользователя, который будет работать на этом компьютере.

- файлы alexn.mdw в директориях по умолчанию и других местах сети НЕОБХОДИМО УДАЛИТЬ. От этого шага ЧАСТИЧНО зависит защищенность ваших данных. Дистрибутив базы с исходным alexn.mdw держите подальше (лучше, заройте ). Связано это с тем, что опытный злоумышленник, имея в своем распоряжении исходный файл alexn.mdw с исходными паролями, свободно обойдет вновь установленные вами пароли администраторов. И, соответственно, без проблем получит доступ ко всем данным.

- на каждом из компьютеров, войдите в базу как администратор (CoolAdmin_1 или CoolAdmin_2), и укажите куда был выложен общий для всех файл с данными alexn_be.mdb. При этом, выполните последовательность кликов, указанную на рисунке (Настройки -> Администратор -> Подключиться к файлу данных):

После успешного подключения к общему файлу с данными на всех компьютерах, база готова к работе в сетевом варианте.

Небольшой совет по безопасности данных

Сетевой путь к файлу с данными известен и виден только администратору. Однако, любопытный пользователь может посмотреть путь к файлу рабочей группы в свойствах ярлыка, которым запускается база. Соответственно, если файл данных лежит по этому же пути, такой пользователь без проблем (условно) может переписать и данные, и файл рабочей группы (доступ по этому пути у всех пользователей должен быть на изменение). Отсюда совет: файл данных alexn_be.mdb и файл рабочей группы alexn.mdw храните в разных местах (директориях) файл-сервера сети. Чтобы эти директории не были видны пользователям, в конце их сетевого имени прибавьте знак $, как в примере выше.

Установка версии базы для Access 2000 отличается от описанной выше только именем файла интерфейса: alex2000.mde (alexn.mde в версии для Access 97).

Обновление версии*

вверх

Примечание: Если у вас установлена версия с номером меньше 3.69 и версия 3.69 или выше устанавливаются впервые, необходимо полностью переустановить базу.

Перед обновлением версии сделайте резервную копию рабочего файла данных alexn_be.mdb !!!

Обновление проводится, если возможности новой версии базы (описываются в разделе Новости), вам необходимы в работе. При этом обновляется только основной файл интерфейса базы (если разделе Новости не объявлено иначе). Для версии под Access 97 это файл alexn.mde, для версии под Access 2000 - alex2000.mde. То есть, переустановка базы при обновлении не требуется. Новые файлы можно скачать из раздела Демо-версия.

Если работа ведется с полной версией базы (не демо), сделайте запрос автору и вы получите по e-mail ссылку, откуда можно скачать необходимые файлы.

О нумерации версий базы. Номер очередной версии увеличивается на 0.01, если для реализации новых возможностей требуется коррекция структуры файла с данными alexn_be.mdb. В противном случае, - если коррекция структуры данных не нужна, - добавляется или изменяется только суффикс (буква после номера) версии. Коррекция проводится автоматом при первом запуске новой версии и подключении к вашим данным, при этом, в базе должен работать только администратор. Еще раз: не забудьте, сначала, сделать резервную копию ваших данных. Другие пользователи, работающие с базой по сети, должны закрыть ее на своих компьютерах.

	Последовательность действий администратора при обновлении версии
1	Убедитесь, что с базой никто не работает: Настройки -> Администратор -> Активные подключения. При необходимости, принудительно выгрузите из базы слишком упертых пользователей, нажав соответствующую кнопку в этом же окне.
2	Сделайте резервную копию рабочего файла с вашими данными alexn_be.mdb любым способом.
3	Закройте базу на компьютере администратора.
4	Замените старый файл интерфейса базы (alexn.mde для Access 97 или alex2000.mde для Access 2000) на новый в директории, где установлена база на компьютере администратора.
5	Запустите базу на компьютере администратора как администратор.
6	На запрос ключа, введите ключ ранее полученный для этого компьютера.

Новый интерфейс базы, по умолчанию, настроен на работу с файлом данных, лежащим по пути c:\alexn\alexn_be.mdb. Поэтому, в зависимости от того, есть или нет в этой директории файл с таким именем, далее, возможны два варианта:

	Директория c:\alexn и файл alexn_be.mdb существуют ...
7a	На запрос о наличии у вас резервной копии файла и разрешения его коррекции, ответьте ДА. После успешного завершения коррекции, переходите к пункту 8.
8a	Если по пути c:\alexn\alexn_be.mdb лежит ваш рабочий файл данных и с базой работают только на этом компьютере, то процесс обновления версии закончен. Если с базой работают по сети с других компьютеров, и файл с вашими данными лежит в другой директории ил на другом компьютере сети, переходите к пункту 9.
9	Зайдите в Настройки -> Администратору -> Подключиться к файлу данных и в открывшемся окне укажите путь к вашему рабочему файлу alexn_be.mdb.
10	На повторный запрос (теперь для рабочего файла данных) о наличии у вас резервной копии файла и разрешения его коррекции, ответьте ДА. После успешного завершения коррекции, переходите к пункту 11.

	Директория c:\alexn и/или файл alexn_be.mdb НЕ существуют ...
7b	На запрос об указании пути, где лежат ваши данные, ответьте ДА и, в открывшемся окне, укажите путь к рабочему файлу alexn_be.mdb. После успешного завершения коррекции, переходите к пункту 8b.
8b	Если с базой работают только на этом компьютере, то процесс обновления версии закончен. Если с базой работают по сети с других компьютеров, переходите к пункту 11.

11	Закройте базу на компьютере администратора.
12	На оставшихся сетевых компьютерах, с которых ведется работа с базой, замените в директориях ее установки старый файл интерфейса на новый, переписав его с компьютера администратора.
13	Выполнив пункт 12 для оставшихся компьютеров, вам не понадобится повторять шаги 7а, 8а, 9, 10 на них. Администратору (или пользователям) при первом запуске базы с новым интерфейсом, останется ввести ранее полученные ключи для этих компьютеров.

Процесс обновления версии завершен.