Начало работы с базой. Опыт использования.

После установки, войдя в Настройки из стартовой формы, в базу необходимо ввести или отредактировать следующие исходные данные (см. также раздел Администратору):

	Список Должностей		Список Видов Оборудования
	Список Отделов		Логотип вашей компании
	Список Метро или Районов		Поля Бланка Приема Оборудования в Сервисцентр
	Список Видов Вызовов / Ремонтов		Сотрудников и соответствующих им Пользователей
	Список Видов Контактов с фирмами-клиентами		Импорт в базу списков фирм-клиентов и товаров-услуг

Ознакомьтесь с замечаниями на этой странице ...

Структура базы Советы по организации работы Общие замечания

Далее, на рисунках желтыми цифрами показана последовательность действий при выполнении каждой операции.

	Список Должностей, которые есть в вашей компании	вверх
	Настройки -> Списки и Анкеты -> Должности 2. Здесь можно добавить 3 отсутствующую в списке должность, изменить 4 или удалить 5 ненужную. В базе есть возможность выборки в списках сотрудников только с определенными должностями, например, только Инженеров или Менеджеров. В некоторых формах, например, при регистрации Вызова / Ремонта, в ниспадающих списках отображаются только сотрудники с должностью Инженер или Гл. Инженер.

	Список Отделов вашей компаниии	вверх
	Настройки -> Списки и Анкеты -> Отделы. Операции добавления, изменения и удаления - аналогичны, описанным выше. В дальнейшем, приписывание сотрудников к разным отделам, позволит ограничить или полностью закрыть им доступ к информации о фирмах-клиентах закрепленными за другими отделами. Чем меньше знаешь, тем крепче спишь.

	Список Метро или Районов	вверх
	Настройки -> Списки и Анкеты -> Метро / Районы. Введите, также, подпись поля 2 для этого списка. Список можно не заполнять, если устали. Однако, указание в адресе фирмы-клиента района расположения, в дальнейшем поможет распределению Вызовов по территориальному признаку или, например, поиску фирм, сгруппированных в одном районе.

	Список Видов Вызовов / Ремонтов	вверх
	Настройки -> Списки и Анкеты -> Вызовы. Введите виды вызовов и ремонтов, которые выполняются в вашей компании. Здесь же, для каждого вызова / ремонта необходимо поставить две метки (не черные): Обязательность наличия Счета по вызову 2 и Обязательность наличия в Счете суммы за работу / услуги 3. В дальнейшем, эти установки будут использованы базой для отслеживания выполненных, но не оплаченных вызовов / ремонтов.

	Список Видов Контактов с фирмами-клиентами	вверх
	Настройки -> Списки и Анкеты -> Контакты. Введите список видов Контактов с фирмами-клиентами, которые осуществляют менеджеры и другие сотрудники вашей компании. В дальнейшем, этот список будет использоваться для ведения Истории Контактов ваших менеджеров с фирмами-клиентами. В базе возможен поиск фирм по заданному виду первого контакта.

	Список Видов Оборудования	вверх
	Настройки -> Списки и Анкеты -> Виды Оборудования. Заполните список Видами Оборудования (аппаратов), которые обслуживает или продает ваша компания. В дальнейшем, этот список используется в Справочнике Моделей для привязки (не буквально, конечно) конкретной модели аппарата к соответствующему виду оборудования. Список, также, используется при поиске фирм, где установлена конкретная модель оборудования, его вид, оборудование конкретного производителя и т.п.

	Логотип вашей компании	вверх
	Настройки -> Другое -> Логотип в отчетах. Логотип 2 будет печататься на всех отчетах, выдаваемых базой. В качестве логотипа нужно указать абсолютный сетевой путь 3 к файлу - картинке с расширением *.bmp, который доступен всем компьютерам работающим с базой. Не указывайте здесь путь через подключенные сетевые диски: возможна ситуация, когда такой путь будет неверен для одного или нескольких компьютеров сети.

	Поля Бланка Приема Оборудования в ремонт в Сервисцентр	вверх
	Настройки -> Другое -> Печатается в Бланке ... Заполните общие поля Бланка Приема Оборудования в ремонт в Сервисцентре. Этот бланк используется, если оборудование привезли для ремонта в сервисный центр. Одна половина бланка отдается клиенту, вторая - инженеру, который будет работать с оборудованием клиента. Достаточно один раз распечатать этот бланк, чтобы все увидеть.

	Сотрудники и соответствующие им Пользователи	вверх
	Настройки -> Сотрудники -> Новый сотрудник. Введите всех Сотрудников 1, которые будут работать с базой, или учет по которым планируется вести.

Определите сотруднику Проценты Отчислений 1 по различным категориям продаж (если таких отчислений у вас нет, оставьте везде нулевой процент) и Уровни Доступа 2 сотрудника к информации внутри базы. Списком Интерфейс определяется какую информацию о фирмах-клиентах будет видеть сотрудник. Для начала, поставьте всем наиболее полный доступ - Сервис + Менеджер, пусть порадуются. Метка Работает устанавливается в положение НЕТ в случае, если сотрудник уволен, и отображение его в списках не требуется. В дальнейшем, все фирмы, которые будет вводить сотрудник в базу, если ему будут даны такие права, будут автоматом приписываться к его отделу.

Нажав кнопку Сохранить 3 в предыдущем окне, введите для каждого сотрудника соответствующего Пользователя 1 и назначте ему какой-нибудь простой Пароль 2 для входа в базу: позднее, сотрудник сам изменит его на более криптоустойчивый, например, на свой день рождения, кличку любимой собаки или имя своей девушки. Здесь код - любой набор символов.

Нажав кнопку Сохранить 3 в предыдущем окне, введите 3 пользователя 1 в соответствующую Группу 2. Это окно, также, можно вызвать из Настройки -> Администратор -> Пользователи базы. Здесь же можно изменить пароль любого пользователя, если он, вдруг забудет, как зовут его любимую (го).

Остальные данные - темы и вопросы Анкет, положения и правила работы менеджеров и т.п. - могут быть введены позднее, по мере необходимости.

Далее, сотрудники могут приступить к вводу фирм-клиентов, списков их оборудования и т.п., открыв базу под именами назначенных им пользователей и соответствующими паролями, - то есть, начать нормальное использование базы.

Если у администратора имеются готовые списки фирм-клиентов и оказываемых компанией услуг и продаваемого товара, возможен их быстый импорт в базу. Импорт проводится из Настройки -> Другое -> Импорт в справочник ...

Для импорта необхдимо подготовить файл Exel с соответствующими таблицами. Для начала, достаточно импортировать только фирмы-клиенты. Пример, файла лежит в директории установки базы. В нем же есть дополнительная инструкция по импорту. Имя файла import.xls. Файл влючается в дистрибутив базы начиная с версии 3.64a. По нажатию соответствующей кнопки, необходимо указать путь к подготовленному файлу.

Фирма-клиент в базе первична. К фирме привязываются Аппараты, Счета, Дневниковые записи, сведения о Контактах, Сервисные Контракты и т.д. К Аппаратам фирм-клиентов привязываются установленные на них Опционы (дополнительное оборудование), Гарантии, Вызовы, Ремонты в Сервисном Центре и т.д.

В свою очередь, Счета в базе могут быть привязаны к Вызову (счет за вызов), к Сервисному Контракту (счет за контракт) или просто к Фирме-клиенту (счет за любой товар, исключая услуги или работу). Аналогично, Дневниковая Запись может быть привязана не только к фирме в целом, но и, например, к Счету, Вызову, Контракту и т.д.

Маленькое замечание по различным видам Поиска в базе. Исходя из сказанного выше, результатом любого вида поиска в базе, будет являться одна или несколько фирм, удовлетворяющие заданным критериям поиска. Например, при поиске аппарата по серийному номеру, вы найдете фирму, где установлен аппарат с таким номером.

Более полное представление о структуре базы сформируется во время работы с ней: лучше один раз увидеть...

Введите в базу одного обезличенного сотрудника. Например, вместо его фамилии впишите название вашей компании. Такого сотрудника удобно использовать в случаях, когда неизвестно, кто из инженеров, поедет на только что принятый вызов и т.п.

Если перед началом реальной работы с базой, вы хотите просто потренироваться в вводе данных и т.п., сделайте следующее. Создайте копию файла данных alexn_be.mdb. Подключитесь к этому файлу из Настройки -> Администратор -> Подключиться к Файлу Данных, и тренируйтесь с ним. После, можно вновь подключиться к файлу данных, в который будут вводиться реальные данные.

Любой сотрудник, вошедший в базу под своим именем пользователя, в стартовой форме видит всю актуальную статистику по себе. Эту возможность вы можете использовать, например, в такой ситуации.

Допустим, фирма-клиент позвонила в ваш офис и попросила привести им определенный товар через неделю, когда у них будут деньги. Проговорились, голубчики! Но менеджера, работающего с этой фирмой, в офисе нет (никто не знает, где он), и звонок приняли вы, отложив все срочные дела. В таком случае, вы выбираете эту фирму, открываете ее Дневник и вводите новую запись о просьбе клиента. Ответственным назначаете отсутствующего менеджера, статус записи ставите Напоминать Постоянно. Таким образом, когда ответственный менеджер войдет в базу, он увидит (если не слепой ) и вашу запись, о которой вы давно забыли (склероз!).

Аналогично, можно поступать, когда после Вызова (например, диагностики аппарата), инженеру необходимо заказать детали для ремонта на Складе или в Отделе Закупок, а их там, как обычно, нет. В этом случае, запись со списком необходимых деталей вводите вы, открыв соответствующий Вызов и вызвав из него Дневник фирмы. В результате, запись с заказом будет прикреплена в базе к конкретному Вызову, на определенный Аппарат фирмы-клиента. Ответственным за выполнение заказа поставьте одного из сотрудников Склада или Отдела Закупок. При входе в базу, у этого сотрудника всегда будет перед глазами полный список всех заказов, с возможностью его печати и дальнейшей работы по списку. Инженер, со своей стороны, сможет контролировать выполнение заказа, просматривая пометки Склада по заказу. Например, после выполнения заказа Складом, ответственного за заказ можно поменять на инженера, заказавшего детали. Тогда, уже инженер увидит эту запись среди других, адресованных ему.

Выше, было описано всего лишь несколько вариантов использования возможностей базы, о которых, порой, не сразу догадаешься. В виде базы вы получаете инструмент для организации работы в вашей компании. Насколько эффективно он будет использоваться, зависит от вас и ваших сотрудников. От вас больше: не все дочитывают до этого места.

Из опыта общения с компаниями, использующими базу, можно сделать несколько интересных выводов.

Если раньше работа у вас велась через журналы Клиентов, Вызовов (в лучшем случае) и т.п. или просто абы-как, на первом этапе можно столкнуться с неявным или явным противодействием сотрудников формализации учета (около 20% случаев малых и средних фирм, где руководители и подчиненные "на дружеской ноге"). Отговорки и аргументы в таких случаях самые разные. От "я не умею работать на компьютере", до "зачем мне этот учет, я и так все помню". О скрытых мотивах таких высказываний знает любой руководитель. Второе (или следствие первого) - это низкая дисциплина ввода информации в базу. Это касается своевременности ввода, полноты и удобочитаемости вводимых данных для других сотрудников, их точности и т.д. Мотивы такого подхода к работе, как правило, те же.

Короче говоря, все упирается в дисциплину и отношение к работе. Пути решения также хорошо известны и не относятся к рассматриваемой теме. Однако, со снятием таких проблем, помимо очевидных положительных моментов учета, открываются и неявные.

Например, у вас не возникнет ситуации, когда с уходом одного из менеджеров или инженеров, с ним уходит клиентская база данных, которую он хранил в своей голове (полиглот) и записной книжке: ведь вы обязали его вести базу в компьютере при приеме на работу (или не обязывали?). Разве что, он унесет с собой ВСЮ компьютерную базу на дискетах или с корнем вырвет жесткий диск из вашего сервера. Прямо хакер какой-то.

При временном отсутствии сотрудника, который вел группу клиентов, замещающему сотруднику всегда будет доступна вся необходимая информация по клиентам первого.

Клиенты, становящиеся в наше время все более продвинутыми и требовательными, постепенно привыкая к четкой организации с вашей стороны, получают еще один довод в вашу пользу.

Неожиданно, пусть не намного, но увеличится прибыль от сервиса, ремонтов и продажи расходных материалов и деталей, только из-за того, что исполнителям, все трудней станет работать и продавать "в черную". Ведь все взаимоотношения с клиентами теперь можно легко проследить.

И т.д. и т.п.